Agile Project Measurement

Agile Project Measurement
Noch immer erreichen, je nach Statistik, bis zu 70% aller Projekte, nicht das gewünschte Ziel. Wenn so viele Projekte nicht erfolgreich sind, was ist die Grundlage von Erfolg? Agile Profis wissen es, es ist das kontinuierliche Lernen und die kontinuierliche Verbesserung. Diesbezüglich sind agile Projekte hervorragend aufgestellt. Kontinuierliche Verbesserung ist eines der Kernelemente der Agilität.

Die Basis der Verbesserung
Was aber ist die Basis von Verbesserung? Es ist die Kenntnis über den aktuellen Projektzustand. Nur wenn ich weiß wo ich bin, kann ich sagen welche nächsten Schritte mich zum Ziel führen. Das bringt uns zur Frage, wie der Projektzustand idealerweise ermittelt werden sollte. Es gibt drei gängige Methoden: Über Projektstatusberichte, Produkt- oder Projekt-KPIs. Projektstatusberichte, wie sie noch immer in vielen Organisationen eingesetzt werden, zeigen nur einen subjektiven, oft politisch motivierten und eingeschränkten Projektzustand. Produkt-KPIs messen den Zustand und die Entwicklung der erstellten Lösung. Rückschlüsse auf den Projektzustand sind indirekt, in der Annahme, dass gute Produkte ein gutes Team haben müssen. Projekt-KPIs geben den Zustand von Projekten quantitativ wieder. Eine Ableitung zur qualitativen Aufstellung ist nicht möglich. Alle gängigen Messmethoden sind nicht optimal und zeigen nicht auf, welches Potential ein Projekt noch hat.

Ein Framework zur Verbesserung
Es fehlt eine Methode, um einen objektiven und qualitativen Projektzustand zu ermitteln, der zugleich einen Benchmark in Relation vom Erreichten zum Möglichen ermittelt. Hierzu haben wir das SPACE Framework erstellt. Es definiert die wesentlichen Erfolgsdimensionen agiler Projekte und eine Methodik zur Messung der wesentlichen Erfolgstreiber. Die wesentlichen Erfolgsdimensionen agiler Projekte sind das Projektsystem, die Produktivität, die Agilität, die Vernetzung und das Wachstum.

Erfolgsdimensionen und Erfolgsfaktoren
Die Erfolgsdimensionen sind universell. Sie passen zu jedem agilen und den meisten anderen Projekten. Jedes Projekt ist ein System. Das Projektsystem beschreibt die Akteure im Projekt. Alle Akteure haben einen direkten Einfluss auf den Projekterfolg. Es gibt externe Akteure wie den Markt oder den Kunden, die nicht direkt beeinflusst werden können, die ein Projekt jedoch detailliert verstehen muss. Und es gibt interne Akteure wie das Team oder die Projektsteuerung. Alle Akteure üben einen Einfluss aufeinander aus. Der Trend steuert den Markt, der Markt den Kunden, der Kunde den Projektsponsor und so weiter. Die Akteure sind die Erfolgstreiber, deren Zustand man messen kann.
Die Erfolgsdimension Produktivität beschreibt, wie gut ein Projekt sein Ziel kennt und wie gut es dieses erreichen kann. Erfolgsfaktoren sind u.a.: Effizienz, Zielorientierung oder Selbstkritik. Agilität beschreibt, wie gut das Projekt seine Aufgaben plant, umsetzt, misst und nachverfolgt. Auch die Fähigkeit zum Lernen kann gemessen werden. Erfolgreiche Projekte sind gut vernetzt. Den Grad der Vernetzung kann man über den Grad der internen und externen Vernetzung, der Öffnung sowie über die Partnerschaften messen. Die fünfte Erfolgsdimension beschreibt die Notwendigkeit, die Fähigkeit und den Umsetzungsgrad des Projektwachstums.

Wie messe ich Erfolg?
Das Framework liefert ein Tool, mit dem der Zustand in allen Dimensionen und Faktoren ermittelt werden kann. Hierzu geben alle Projektmitglieder und ausgewählte Stakeholder ihre Selbsteinschätzung über einen Online-Fragebogen ein. Die Antworten liefern eine Gesamteinschätzung und zeigen auch die Konvergenz in den Sichten auf. Eine geringe Konvergenz ist zumeist ein Zeichen für fehlende Kommunikation oder Konflikte im Team zu diesem Thema. Der Fragebogen lässt sich einfach an das Projekt und die Projektreife anpassen. Wenn mein Projekt gerade gestartet ist, befindet es sich nicht im Wachstum. Wenn mein Projekt ein internes Projekt ist, das Komponenten für ein anderes Projekt zuliefert, ist der Markt vielleicht nicht relevant. Es werden immer nur die relevanten Erfolgsfaktoren ermittelt. Aber nicht alle Erfolgsfaktoren sind für alle Teilnehmer gleich relevant. Im Rahmen der Selbsteinschätzung wird ermittelt, wer welche Erfolgsfaktoren relevant findet. Hiermit lässt sich eine versteckte Expertise im Team oder auch ein fehlendes Gesamtverständnis ermitteln und beheben.

Projekte zielgerichtet verbessern
Okay, um mein Projekt kontinuierlich zu verbessern, muss ich den Projektzustand kennen. Diesen kann ich objektiv mit einen Online-Fragebogen über eine Messung der Ausprägung von Erfolgsfaktoren in meinem Projekt ermitteln. Wie aber kann ich mein Projekt konkret verbessern? Auch hier bietet die Agilität das passende Mittel: Die Selbstorganisation. Da das Projektteam den Projektzustand ermittelt hat, kann es im Rahmen des Selbst-Lernens die richtigen Schlüsse ziehen und über eine Selbstverbesserung das Projekt kontinuierlich und gemeinsam verbessern. Wird das Framework eingesetzt, empfehlen wir eine Power-Retrospektive, in der das Team auf Basis des objektiven Projektzustands den Fokus und konkrete Maßnahmen definiert.

Die Power-Retrospektive
Für eine Power-Retrospektive bietet das Tool eine Detailanalyse. Nach der Ermittlung des Projektzustands findet sich das Team oder ausgewählte Teile hiervon zusammen und diskutiert die generierten Einsichten des Tools. Offene Fragen starten schnell eine tiefgehende und fokussierte Diskussion. Eine Frage ist hier z.B.: Warum geht unsere Einschätzung, dass wir unseren Kunden kennen, so weit auseinander? Schnell werden hierbei Maßnahmen gefunden, mit der man das Projekt konkret verbessern kann. Das Tool ermittelt auf Basis eines Pools von derzeit 150 Maßnahmen die aus, die dem Projekt im ermittelten Zustand am besten helfen. Diese Vorschläge helfen bei der Einschätzung und können 1:1 übernommen werden. In der Diskussion werden aber auch Maßnahmen gefunden, die sehr individuell für das Projekt sind. Diese können ebenfalls erfasst werden. Wenn hierbei die Erkenntnisse der vorangegangenen Diskussion festgehalten werden, können diese bei der Umsetzung der Maßnahme berücksichtigt werden.

Verantwortlichkeiten definieren
Die Besprechung aller Erfolgsfaktoren im Rahmen eine Power-Retrospektive dauert meistens 2-3 Stunden. Sie endet mit einer Durchsicht aller gesammelten Maßnahmen und einer Zuweisung. Als Verantwortlicher für die Umsetzung wird ein Teilnehmer der Diskussion, weitere Teammitglieder oder Personen außerhalb des Projekts gewählt. Ist eine Aufgabe nicht im Projekt lösbar, ist es entweder eine Abhängigkeit zu einem anderen Projekt, meist aber ein organisatorisches Problem. Auf deren Umsetzung und Nachverfolgung sollte das Projekt eine besondere Aufmerksamkeit geben, denn organisatorische Maßnahmen sind meist langwierig und werden oft nicht erfolgreich umgesetzt.
Eine Power-Retrospektive kann das Team alleine durchführen. Es kann sich aber von erfahrenen agilen Coaches unterstützen lassen. Coaches helfen die richtigen Fragen zu stellen und können aufgrund ihrer Erfahrungen Tipps geben, welche Maßnahmen im aktuellen Kontext helfen.

Kontinuierlich verbessern
Das SPACE Framework liefert eine Methodik, ein Tool zur Analyse, Reports zur Visualisierung des Projektzustand und unterstützt die Definition und Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen. Das Tool muss aber nicht zwingend eingesetzt werden. Die Methodik der qualitativen Zustandsermittlung, der Power-Retrospektive und der gezielten Umsetzung der Maßnahmen alleine hilft Projekten besser zu werden. Das Framework liefert aber einen weiteren Vorteil: Das Re-Assessment. Projekte, die ihren Zustand regelmäßig (empfohlen alle drei Monate) ermitteln, können ihre Verbesserung und insbesondere die Wirksamkeit der gewählten Maßnahmen messen. Auch das Tool lernt hierbei und versteht zunehmend besser, welche Maßnahmen in welchem Zustand in welchem Umfeld funktionieren und welche eher nicht.
Das Tool lässt sich an Unternehmen, deren Prozesse, Strukturen, Kultur und Vorlagen anpassen. Die Methodik bleibt: Self-Assesment auf Basis eines qualitativen Status, Self-Lerning mit tiefen Einsichten und einer Power-Retro, Self-Improvement mit konkreten Maßnahmen und Re-Assessment zur dauerhaften Verbesserung.

Der Vortrag
Im Vortrag werde ich kurz die Notwendigkeit der kontinuierlichen Verbesserung motivieren. Es folgt die Klärung der Frage, was ein qualitativer Projektstatus ist. Anschließend beschreibe ich die Methodik und es folgt ein kurzer Einblick in das Tool. Alle Teile werde ich mit konkreten Praxisbeispielen anreichern: Welche Herausforderungen gab es und wie konnte die qualitative, kontinuierliche Verbesserung helfen. Mehr zum Framework und zum Tool unter https://kick.tools.

Was lernen die Zuhörer*innen in dem Vortrag?

Im Vortrag lernen die Zuhörer*innen, wie man sein Projekt oder sein Projektportfolio kontinuierlich verbessern kann. Auf Basis von Self-Assessment, Self-Learning und Self-Improvement. Im Vortrag stelle ich ein Framework und ein optionales Tool hierzu für. Weiterhin gebe ich einen Einblick, warum die bestehenden Methoden keinen objektiven Projektzustand liefern, die für eine zielgerichtete Verbesserung aber nötig ist.

Frank Löhr
Frank Löhr

Ich gründete meine erste Firma, einen Pionier im Digitalbusiness, nach meinem Studium der Informatik 1994. Sechs erfolgreiche Jahre später...

20 Minuten Vortrag

Alle Level
Zeit

14:30-14:50
24. November


Themengebiet

Zielsetzung/Erfolgskontrolle/Motivation


Raum

tba


ID

ASD2.4

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